TOPlist

Ochrana osobních údajů

Ochrana osobních údajů v MěK Humpolec

Jak knihovna nakládá s osobními údaji a k čemu je využívá? Jak je chrání? Základní odpovědi na tyto otázky přináší tento článek. Úplnou informaci o ochraně osobních údajů využívaných Městskou knihovnou Humpolec nabízí zájemcům Knihovní řád. Nakládání s osobními údaji reflektuje požadavky vyplývající z Nařízení o ochraně osobních údajů, platné od 25. 5. 2018.

Jak knihovna nakládá s osobními údaji uživatelů?
Městská knihovna v Humpolci zpracovává osobní údaje uživatelů, potřebuje-li je pro poskytování svých služeb. Při zpracovávání údajů udržujeme soulad s legislativou Evropské unie i s návaznou legislativou České republiky.

Jaké údaje sbíráme a k čemu je využíváme?
Knihovna je otevřený prostor a její služby může využívat každý. Základním dokumentem, upravujícím práva a povinnosti knihovny i uživatelů, je Knihovní řád. Některé služby může knihovna poskytovat pouze konkrétnímu člověku, a proto potřebuje znát jeho osobní údaje. Jde zejména o půjčování dokumentů mimo prostory knihovny (tzv. absenční) a služby na to navázané (správa čtenářského konta, rezervace, historie výpůjček), ale i některé služby poskytované přímo v prostorách knihovny (rezervace prostoru, přihlášení na akci s omezeným počtem účastníků). Tyto adresné služby nabízíme registrovaným čtenářům, kteří se ke službám přihlašují vyplněním přihlášky.

Údaje pro poskytování služeb

Pro půjčování dokumentů čtenářům mimo prostory knihovny potřebujeme základní údaje o člověku, který chce tyto služby využívat, tedy jméno a příjmení, datum narození, adresu a údaje o průkazu totožnosti. V případě dětí do 15 let pak potřebujeme stejné údaje od jejich zákonného zástupce. Tyto údaje jsou zpracovávány zejména z důvodu ochrany knihovního fondu, kterou knihovně ukládá Knihovní zákon č. 259/2001 Sb.

Knihovna dále zpracovává údaje o tom, že čtenář je držitelem průkazu ZTP/ZTP-P v případě, že čtenář si přeje čerpat výhody s tím spojené (například členství zdarma).
Kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo) využíváme pro efektivnější komunikaci se čtenáři a pro jejich informování o stavu čtenářského konta, splněných rezervacích nebo o nových službách a akcích knihovny. Poštovní adresu čtenáře využíváme, pokud si čtenář přeje být tímto způsobem vyrozuměn o splněné rezervaci, ale také pokud je nutné jej upomenout o nevrácené výpůjčky.
Knihovna uchovává historii výpůjček a záznamy o použití čtenářského průkazu a pohybu knihovní jednotky pro případ řešení sporných situací i pro přehled čtenáře o jeho čtenářské historii. V případě, že si čtenář nepřeje historii výpůjček uchovávat, může požádat o její smazání osobně v knihovně.

Kamerový systém
Průchod knihovnou je vybaven kamerovým systémem, který zajišťuje lepší bezpečnost a viditelnost těchto prostor a označen upozorněním, že je prostor sledován kamerami.

Kde najdete své údaje?

On-line čtenářské konto, které je dostupné každému čtenáři po přihlášení (uživatelské jméno, heslo) na webových stránkách knihovny www.infohumpolec.cz/knihovna/. Čtenářské konto nabízí nejen výpis údajů o osobě (identifikační a kontaktní údaje), ale také přehled aktuálních výpůjček, historii výpůjček od začátku registrace, platební údaje včetně historie plateb a zadaných rezervacích.
Čtenář má právo požádat si o přístup ke svým osobním údajům zpracovávaných knihovnou. Výpis poskytneme do jednoho měsíce po obdržení žádosti a potřebném ověření totožnosti žadatele.

Aktuálnost a úprava osobních údajů
Knihovna se snaží udržovat uchovávané osobní údaje aktuální, při osobním prodlužování platnosti čtenářského průkazu se proto na jejich aktuálnost ptá. Prosíme čtenáře, aby změnu osobních údajů oznámili knihovně při nejbližší osobní návštěvě.
Upozorňujeme, že některé zprávy knihovna zasílá elektronicky. Jde například o upozornění na blížící se konec výpůjční lhůty nebo potvrzení o půjčení knih a upozornění na překročení výpůjčního termínu. Tyto zprávy vám tedy můžeme odesílat, pouze máme-li váš správný e-mail.

Jak dlouho údaje uchováváme
Údaje uchováváme po dobu platnosti čtenářského průkazu, prodlouženou o 3 roky. Během této doby má tak čtenář možnost si členství jednoduše obnovit, aniž by přišel o historii svých výpůjček. Po uplynutí této doby údaje knihovna anonymizuje, což znamená, že smaže všechny údaje, na základě kterých je možné čtenáře identifikovat, a zbylé údaje tak není možné k němu přiřadit. Knihovna takto anonymizované údaje však může dále využívat pro statistické účely.
O anonymizaci může čtenář požádat i dříve, pokud si již nepřeje využívat služeb knihovny. 

Zpracování jinými subjekty
Knihovna zpracovává osobní údaje svých registrovaných uživatelů v knihovním systému Clavius firmy LANius a nakládání s osobními údaji je ošetřeno na základě Smlouvy o zajištění ochrany osobních údajů a bibliografických záznamů knihovny při automatizovaném zpracování.

Osobní údaje pod kontrolou
Knihovna spravované údaje zabezpečuje, k bezpečnosti však můžete přispět i vy svým odpovědným chováním. Nepůjčujte čtenářský průkaz dalším osobám, přihlásit se do knihovny může každý. Nesdělujte přihlašovací údaje k čtenářskému online kontu dalším osobám.

Ochrana osobních údajů v ČR
Česká republika je jako členská země Evropské unie povinna respektovat jednotnou legislativu Evropské unie. V současné době pro ochranu osobních údajů je to zejména nařízení 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, známé také jako GDPR, které je účinné od 25. 5. 2018. Dohled nad dodržováním Nařízení má Úřad pro ochranu osobních údajů, na který je možné se obrátit v případě stížnosti, dotazu nebo prošetření nejasností. Budeme však rádi, pokud se s podnětem obrátíte nejprve na MěK Humpolec (knihovna@infohumpolec.cz).